अलीकडच्या वर्षात, डिजिटल परिवर्तन आणि कर फसवणुकीविरुद्धचा लढा कंपन्यांनी त्यांच्या प्रशासकीय प्रक्रिया व्यवस्थापित करण्याच्या पद्धतीत खोलवर बदल घडवून आणले आहेत. त्यापैकी एक सर्वात लक्षणीय आहे अनिवार्य इलेक्ट्रॉनिक इनव्हॉइसिंग आणि प्रमाणित सॉफ्टवेअर वापरण्याची आवश्यकतानवीन नियमांची अंमलबजावणी आणि क्रिएट अँड ग्रो कायद्याची पूर्ण अंमलबजावणी, तसेच फसवणूक विरोधी कायद्याच्या विकासामुळे, कंपन्या आणि स्वयंरोजगार कामगारांसमोर अशा वातावरणाशी जुळवून घेण्याचे आव्हान उभे राहिले आहे जिथे डिजिटलायझेशन आणि इनव्हॉइसचे ट्रेसेबिलिटी हे मुख्य केंद्रबिंदू बनतात. पारदर्शकता आणि कर कार्यक्षमता.
नवीन नियमनामुळे, केवळ मोठ्या कंपन्याच नव्हे तर एसएमई आणि स्वयंरोजगार त्यांच्या बिलिंग सिस्टीमचे पुनरावलोकन आणि अद्यतन करण्याचे आवाहन केले जाते. या बदल प्रक्रियेत केवळ अनुकूलित सॉफ्टवेअर स्वीकारणेच नाही तर समजून घेणे देखील समाविष्ट आहे कार्यक्रमाने कोणत्या तांत्रिक आणि कायदेशीर आवश्यकता पूर्ण केल्या पाहिजेत.
कायदेशीर आणि नियामक आढावा: तयार करा आणि वाढवा कायद्यापासून प्रत्यक्ष अंमलबजावणीपर्यंत
बंधन इलेक्ट्रॉनिक बिलिंग स्पेनमध्ये याला समर्थन आहे विविध कायदेशीर चौकटी ज्याचा उद्देश, एकीकडे, कंपन्यांची निर्मिती आणि वाढ सुलभ करणे आणि दुसरीकडे, उशिरा पेमेंट आणि कर फसवणूक रोखणे आहे. मूलभूत आधारस्तंभ म्हणजे कंपन्यांच्या निर्मिती आणि वाढीवरील कायदा १८/२०२२ (ज्याला निर्माण करा आणि वाढवा कायदा म्हणून ओळखले जाते), ज्यामध्ये जोडले आहे कर फसवणूक रोखण्यासाठी आणि त्यांचा सामना करण्यासाठी उपाययोजनांवरील कायदा ११/२०२१ आणि त्यांच्या संबंधित नियामक घडामोडी.
२०२४ च्या शेवटच्या टप्प्यात रॉयल डिक्री 1007/2023, que तांत्रिक आणि ऑपरेशनल आवश्यकतांचे नियमन करते कंपन्या आणि व्यावसायिकांनी बिलिंग प्रक्रियेत वापरल्या जाणाऱ्या संगणक प्रणाली आणि प्रोग्राम्सनी त्यांचे पालन केले पाहिजे. समांतरपणे, मंत्रीस्तरीय आदेश HAC/1177/2024 तांत्रिक तपशील निर्दिष्ट करते स्वरूप, सामग्री, इंटरऑपरेबिलिटी आणि प्रमाणित प्रक्रिया इलेक्ट्रॉनिक इनव्हॉइसची कायदेशीरता आणि विश्वासार्हता सुनिश्चित करण्यासाठी.
या सर्व नियमांमुळे कोण प्रभावित होते? हे बंधन स्पॅनिश प्रदेशात क्रियाकलाप असलेल्या सर्व कंपन्या आणि स्वयंरोजगार असलेल्या व्यक्तींवर येते, ज्यांना तात्काळ माहिती प्रदान करणे आवश्यक आहे (SII) आणि जे राष्ट्रीय कर चौकटीबाहेर आहेत (जसे की चार्टर्ड प्रदेशांमधील किंवा देशाबाहेरील काही संस्था) वगळता.
बंधने आणि आवश्यकता: इलेक्ट्रॉनिक इनव्हॉइसने काय पालन केले पाहिजे?
इलेक्ट्रॉनिक इनव्हॉइस हे डिजिटल दस्तऐवजापेक्षा खूप जास्त आहे. वैध राहण्यासाठी आणि हाताळणीपासून संरक्षित राहण्यासाठी, ते अनेक आवश्यकतांचे पालन करणे आवश्यक आहे. आवश्यक तांत्रिक आणि कायदेशीर आवश्यकता:
- संरचित आणि मानक स्वरूप: इन्व्हॉइस वाचता येण्याजोग्या आणि स्वयंचलित स्वरूपात तयार केले पाहिजे, जसे की XML/UBL, Facturae, CEFACT, EDIFACT किंवा प्रशासनाने मंजूर केलेल्या इतर कोणत्याही स्वरूपात.
- एक अद्वितीय ओळख कोड आणि एक QR कोड असू द्या: QR कोड तांत्रिक वैशिष्ट्यांची पूर्तता करणे आवश्यक आहे आणि तो छापील आणि डिजिटल दोन्ही इनव्हॉइसवर दिसला पाहिजे.
- "AEAT इलेक्ट्रॉनिक मुख्यालयावर बीजक पडताळणीयोग्य" किंवा "VERI*FACTU" ही आख्यायिका समाविष्ट करा.: ट्रेझरीला स्वयंचलितपणे रेकॉर्ड पाठवणाऱ्या प्रणाली वापरताना आवश्यक.
- अखंडता, सत्यता आणि शोधण्यायोग्यता सुनिश्चित करा डेटाचे: इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी, हॅश, रेकॉर्ड चेनिंग आणि अनधिकृत बदल रोखणाऱ्या प्रणालींद्वारे.
- कमीत कमी ५ वर्षे ठेवा.: या कालावधीत कंपनी आणि प्राप्तकर्त्यांसाठी किंवा प्रशासनासाठी, इन्व्हॉइसेस प्रवेशयोग्य, शोधण्यायोग्य आणि डाउनलोड करण्यायोग्य राहिल्या पाहिजेत.
- इनव्हॉइसमध्ये प्रवेश सुलभ करा: ग्राहक आणि प्राप्तकर्ते ते मोफत पाहू, डाउनलोड करू आणि प्रिंट करू शकतील.
- कंपन्या आणि स्वयंरोजगार कामगारांमधील व्यवहारांमध्ये अनिवार्य जारी करणे आणि रिसेप्शन (B2B): हे बंधन दूरसंचार, विमा, ऊर्जा, पाणी आणि ऑनलाइन विक्री यासारख्या काही B2C क्षेत्रांना देखील लागू होते.
कोणत्याही इलेक्ट्रॉनिक इनव्हॉइसमध्ये पारंपारिक इनव्हॉइसिंगमध्ये आधीच सामान्य असलेला मूलभूत डेटा देखील समाविष्ट असणे आवश्यक आहे: क्रमांक आणि मालिका, जारी तारीख, जारीकर्ता आणि प्राप्तकर्त्याची कर माहिती, संकल्पना, कर आधार, कर दर, एकूण रक्कम आणि लागू असल्यास व्यवसाय नोंदणी माहिती.
प्रमाणित इनव्हॉइसिंग सॉफ्टवेअरने कोणत्या तांत्रिक आवश्यकता पूर्ण केल्या पाहिजेत?
El बिलिंग सॉफ्टवेअर कर व्यवस्थापनात ते मध्यवर्ती घटक बनते. नियमांचे पालन करण्यासाठी आणि प्रमाणित मानले जाण्यासाठी, त्याने खालील गोष्टी सुनिश्चित केल्या पाहिजेत:
- नोंदींची निर्मिती, जतन आणि साखळी करणे: तुम्ही प्रत्येक इनव्हॉइससाठी नोंदणी आणि रद्दीकरण रेकॉर्ड तयार केले पाहिजेत, प्रत्येक इनव्हॉइस मागील आणि त्यानंतरच्या (हॅश) इनव्हॉइसशी जोडला पाहिजे, अशा प्रकारे ट्रेसेबिलिटी सुनिश्चित केली पाहिजे आणि कोणत्याही अनधिकृत फेरफार किंवा हटवणे कठीण होईल.
- कार्यक्रम लॉग: त्यात सर्व संबंधित वापरकर्ता ऑपरेशन्स, नियमित (निर्मिती, सुधारणा, पाठवणे, पेमेंट) आणि नियतकालिक घटना, त्रुटी, सिस्टम स्टार्टअप आणि शटडाउन दोन्ही रेकॉर्ड केले पाहिजेत.
- सचोटी आणि अपरिवर्तनीयता: कोणताही इनव्हॉइस किंवा रेकॉर्ड डेटा डिजिटल ट्रेस (हॅश) आणि कृतीचा रेकॉर्ड न ठेवता बदलता किंवा हटवता येत नाही.
- संवर्धन आणि उपलब्धता: सर्व नोंदी वापरकर्ता, व्यवस्थापन किंवा ऑडिटरद्वारे कधीही उपलब्ध, निर्यात करण्यायोग्य आणि वाचण्यायोग्य असाव्यात.
- इंटरकनेक्शन आणि इंटरऑपरेबिलिटी क्षमता: वापरकर्त्याला पूर्ण स्वातंत्र्य मिळावे आणि नियामक अनुपालन सुलभ व्हावे यासाठी, सॉफ्टवेअरने कोणत्याही अतिरिक्त खर्चाशिवाय इतर प्रोग्राम्ससह माहितीची देवाणघेवाण करण्याची परवानगी दिली पाहिजे.
- इनव्हॉइसची स्थिती तपासा: जारीकर्ता आणि प्राप्तकर्ता दोघांनाही प्रत्येक इनव्हॉइसची स्थिती रिअल टाइममध्ये ऑनलाइन तपासता आली पाहिजे. जर सिस्टम स्वेच्छेने AEAT (VERI*FACTU सिस्टम) मध्ये रेकॉर्ड सादर करत असेल, तर त्यांचा थेट ट्रेझरीच्या ऑनलाइन कार्यालयात सल्ला घेतला जाऊ शकतो.
- कर आणि गोपनीय माहितीमधील फरक: सिस्टमने ट्रेझरीला लागू असलेली माहिती अंतर्गत धोरणात्मक डेटापासून वेगळी केली पाहिजे ज्याचा कर परिणाम होत नाही, निरीक्षकांचे काम सुलभ करते आणि कॉर्पोरेट गोपनीयतेचे रक्षण करते.
- इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी प्रोटोकॉल आणि डिजिटल प्रमाणपत्रांचे पालन: इलेक्ट्रॉनिक स्वाक्षरी युरोपियन मानकांवर आधारित असणे आवश्यक आहे आणि अधिकृत प्रदात्याने जारी केलेल्या पात्र प्रमाणपत्राशी संबंधित असणे आवश्यक आहे.
- जबाबदार विधान: सॉफ्टवेअर उत्पादकांनी सिस्टममध्ये एक दृश्यमान आणि वैयक्तिकृत घोषणा समाविष्ट केली पाहिजे जी हमी देते की प्रोग्राम सर्व आवश्यक कायदेशीर मानकांचे पालन करतो.
शिवाय, प्रमाणित सॉफ्टवेअरसाठी जारी केलेले सर्व इनव्हॉइस प्रोग्राम आणि त्याची आवृत्ती स्पष्टपणे ओळखण्यास सक्षम असले पाहिजेत, ज्यामुळे अधिकाऱ्यांना सिस्टमचे सध्याच्या नियमांचे पालन पडताळता येईल.
VERI*FACTU प्रणाली: पारदर्शकतेसाठी एक प्रमुख साधन
कायद्याच्या मुख्य प्रगतींपैकी एक म्हणजे निर्मिती VERI*FACTU प्रणाली, एक वैशिष्ट्य जे कंपन्या आणि स्वयंरोजगार कामगारांना अनुमती देते स्वेच्छेने सर्व बिलिंग रेकॉर्ड कर एजन्सीला सादर करा. त्याच्या निर्मितीच्या नेमक्या क्षणी.
दुहेरी हेतू: इनव्हॉइसची सत्यता आणि अखंडता सत्यापित करा कर निरीक्षकांकडून त्वरित आणि सुलभ ऑडिट करणे. VERI*FACTU स्वीकारल्याने करदात्यांना अतिरिक्त फायदे देखील मिळतात, जे अतिरिक्त कागदपत्रांशिवाय त्यांच्या व्हॅट आणि वैयक्तिक आयकर पुस्तकांमध्ये व्यवहारांची नोंद स्वयंचलित करू शकतात.
ही प्रणाली पर्यायी आहे, परंतु त्याचा वापर प्रक्रियांना गती देतो, चुका आणि फसवणुकीचा धोका कमी करतो आणि कायदेशीर सुरक्षा प्रदान करतो. पाठवणाऱ्याला आणि प्राप्तकर्त्यालाही.
दुहेरी बिलिंग आणि दुहेरी वापराच्या सॉफ्टवेअरबद्दल काय?
नवीन कायदेशीर चौकटीच्या प्रमुख उद्दिष्टांपैकी एक म्हणजे "दुहेरी-वापर" बिलिंग सिस्टीमचा अंत करणे, म्हणजेच, ज्या गुप्त व्यवहारांना लपविण्यास, हाताळण्यास किंवा काढून टाकण्यास परवानगी देतात. नवीन नियमन कोणत्याही सॉफ्टवेअरच्या विकास, विक्री किंवा वापरास स्पष्टपणे प्रतिबंधित करते जे समांतर लेखांकन, रेकॉर्ड हटवणे, डेटामध्ये बदल करणे किंवा वित्तीय नियंत्रणाबाहेरील चलन तयार करणे.
सर्व सॉफ्टवेअर यासाठी तयार असले पाहिजेत जारी केलेल्या इनव्हॉइसचा नाश किंवा फेरफार रोखणे आणि प्रत्येक व्यवहारासाठी, एक डिजिटल फिंगरप्रिंट (हॅश), संबंधित इव्हेंट लॉग आणि उर्वरित इनव्हॉइसची लिंक तयार करणे आवश्यक आहे. अशा प्रकारे, प्रशासन बदल किंवा हटवण्याचा कोणताही प्रयत्न शोधू शकते.
जे सॉफ्टवेअर उत्पादक आणि वितरक नियमांचे पालन करण्यात अयशस्वी ठरतात त्यांना कठोर दंड होऊ शकतो, तसेच ज्या कंपन्या नियमांचे पालन न करणाऱ्या सॉफ्टवेअरचा वापर करत राहतात त्यांनाही कठोर दंड होऊ शकतो.
इंटरऑपरेबिलिटी, अॅक्सेस आणि नोंदणी: ते व्यवसाय आणि व्यक्तींवर कसा परिणाम करते
नियमन हे स्थापित करते की कोणताही क्लायंट किंवा प्राप्तकर्ता दुसऱ्यावर विशिष्ट सॉफ्टवेअरचा वापर लादू शकत नाही.. सर्व उपाय एकमेकांशी परस्परसंवादी असले पाहिजेत, ज्यामुळे स्वयंचलित कनेक्शन, मोफत शेअरिंग आणि रिअल-टाइम सल्लामसलत कोणत्याही अधिकृत वापरकर्त्याद्वारे.
प्रमाणित सॉफ्टवेअरने हे सुनिश्चित केले पाहिजे की व्यवसाय आणि व्यक्ती दोघेही करू शकतात मोफत इनव्हॉइस मिळवा, सल्ला घ्या आणि डाउनलोड करा जे त्यांच्याशी सुसंगत असतील, किमान चार वर्षांसाठी. ऊर्जा, दूरसंचार, बँकिंग, विमा आणि ऑनलाइन रिटेल यासारख्या काही क्षेत्रांमध्ये - विनंतीनुसार इलेक्ट्रॉनिक इनव्हॉइसिंग आणि वैयक्तिक ग्राहकांना प्रवेश प्रदान करणे देखील अनिवार्य आहे.
यामागील उद्दिष्टे दुहेरी आहेत: एकीकडे, ग्राहकांना माहितीचा अधिकार सुलभ करणे आणि पारदर्शकता सुनिश्चित करणे; दुसरीकडे, विक्री साखळीतील कोणत्याही टप्प्यावर सहयोगी नियंत्रण आणि त्रुटी किंवा फसवणूक शोधण्यास प्रोत्साहन देणे.
बिलिंग रेकॉर्डचे स्वरूप, साठवणूक आणि निर्यातक्षमता
व्यवस्थापन, विश्लेषण आणि ऑडिटिंग सुलभ करण्यासाठी, इनव्हॉइस डेटा आणि त्याचे रेकॉर्ड संग्रहित केले पाहिजेत मानक आणि संरचित स्वरूपे, शक्यतो UTF-8 एन्कोडिंगसह XML, मंत्री आदेशाने परिभाषित केलेल्या योजनांचे अनुसरण करून.
सॉफ्टवेअरने परवानगी दिली पाहिजे नोंदींची निर्यात आणि आयात (व्हॅट, वैयक्तिक उत्पन्न कर, विक्री आणि उत्पन्न खातेवही) प्रमाणित स्वरूपात, सिस्टम आणि प्रशासकीय फाइलिंग दरम्यान स्थलांतर सुलभ करते. ऑफसाइट स्टोरेजच्या बाबतीत (उदा. क्लाउड बॅकअप), रेकॉर्डची अखंडता आणि पूर्ण उपलब्धता राखली पाहिजे.
दुसरीकडे, कागदावर असो किंवा डिजिटल पद्धतीने, तयार केलेल्या सर्व बिलांमध्ये हे समाविष्ट असले पाहिजे लागू असल्यास QR कोड आणि लेजेंड VERI*FACTU, उर्वरित इनव्हॉइस डेटा प्रमाणेच स्पष्टतेने दृश्यमान.
पालन न करण्याचे परिणाम आणि योग्य अनुकूलनाचे फायदे
नियमांचे पालन न केल्यास होऊ शकते व्यवसाय आणि विकासकांसाठी लक्षणीय धोकेउल्लेखनीय निर्बंधांमध्ये कंपन्यांसाठी €10.000 पर्यंतचा दंड आणि सॉफ्टवेअरचे पालन न करणाऱ्यांसाठी €150.000 पर्यंतचा दंड यांचा समावेश आहे.
दत्तक घेणे प्रमाणित बिलिंग सिस्टम हे स्पष्ट फायदे देखील आणते: वेळ आणि खर्च वाचवणे, त्रुटी कमी करणे, कागदपत्र व्यवस्थापनात सुधारणा, मोठे पारदर्शकता आणि कर दायित्वे आणि कर तपासणीचे अधिक चपळ व्यवस्थापन.
संक्रमणाचे कार्यक्षमतेने व्यवस्थापन करून अनिवार्य इलेक्ट्रॉनिक इनव्हॉइसिंग आणि चे पालन करा प्रमाणित सॉफ्टवेअर आवश्यकता व्यवसायाच्या डिजिटल परिवर्तनाला गती देण्याबरोबरच आणि वाढत्या डिजिटल आणि मागणी असलेल्या बाजारपेठेत स्पर्धात्मक स्थिती मजबूत करण्याव्यतिरिक्त, कायदेशीरतेची हमी दिली जाते.